01창고형 매장 샘플은 왜 중요한가요
사진과 사양서로는 촉감, 무게, 마감, 냄새, 포장의 견고함을 알 수 없습니다. 바이어는 샘플을 통해 제안서에 적힌 내용이 실제와 같은지 확인하고, 매장 진열 시 어떤 모습일지 판단합니다.
더 중요한 점은 샘플이 양산품의 기준이 된다는 것입니다. 승인된 샘플보다 양산품의 품질이 떨어지면 클레임의 원인이 되므로, 처음부터 실제 양산 공정으로 재현 가능한 수준으로 만들어야 합니다. 손으로 따로 다듬은 샘플은 오히려 위험할 수 있습니다.
샘플은 또한 공급사의 준비 수준을 보여 주는 자료입니다. 같은 제품이라도 샘플 시트가 정리돼 있고 포장이 깔끔하며 제안서와 사양이 일치하면, 바이어는 양산과 출고도 같은 수준으로 관리될 것이라고 판단하기 쉽습니다. 반대로 사양이 다르거나 설명 없이 도착한 샘플은 검토 순서가 뒤로 밀리기 쉽습니다.
02단계별 샘플의 종류
| 샘플 종류 | 시점 | 목적 | 포장 상태 |
|---|---|---|---|
| 제안 샘플 | 첫 제안 시 | 콘셉트와 품질 수준 확인 | 기존 포장 또는 무지 포장 가능 |
| 개발 샘플 | 구성·사양 조정 중 | 대용량 매장형 구성, 색상, 포장 변경 확인 | 시안 포장 |
| 승인 샘플 | 발주 전후 | 양산 기준, 양측이 같은 샘플 보관 | 최종 판매 포장이 일반적 |
| 생산 전 샘플(PP) | 양산 직전 | 양산 자재·설비로 최종 확인 | 최종 판매 포장 |
| 선적 샘플 | 출고 시 | 출고 로트와 승인 샘플의 일치 확인 | 출고 포장 그대로 |
모든 거래에서 다섯 단계가 다 필요한 것은 아니며 바이어와 품목에 따라 요구되는 샘플이 다를 수 있습니다. 진행 단계 전체는 입점 진행 절차에서 확인할 수 있습니다.
가장 혼동이 많은 것은 승인 샘플과 생산 전 샘플(PP)의 차이입니다. 승인 샘플은 '이 품질로 만들겠다'는 기준을 정하는 샘플이고, PP 샘플은 실제 양산 자재와 설비로 그 기준을 재현했는지 확인하는 샘플입니다. 승인 샘플을 시제품 설비로 만들었다면 PP 단계에서 차이가 드러나는 경우가 많으므로, 처음부터 양산 조건에 가깝게 만드는 것이 일정상 유리합니다.
03샘플 준비 수량과 보관용 샘플
샘플은 바이어 검토용 외에 같은 로트에서 공급사가 보관하는 샘플을 함께 만들어 두는 것이 원칙입니다. 이를 보관용 샘플(카운터 샘플)이라고 부르며, 나중에 품질 기준을 두고 의견이 엇갈릴 때 비교 기준이 됩니다.
| 용도 | 준비 방법 | 기록 |
|---|---|---|
| 바이어 검토용 | 요청 수량에 운송 파손 대비 여유분 추가 | 발송일, 송장 번호 |
| 보관용(카운터) | 바이어에게 보낸 것과 같은 로트에서 1세트 이상 | 보관 위치, 라벨 |
| 시험용 | 시험 기관 요구 수량을 따로 준비 | 시험 의뢰서, 성적서 번호 |
| 내부 비교용 | 개발 단계마다 이전 샘플과 나란히 비교 | 변경 항목 사진 |
- 샘플 생산일, 원자재 로트, 색상 기준을 사진과 함께 기록합니다.
- 보관용 샘플은 직사광선과 습기를 피해 보관하고 '승인 샘플' 표시를 붙입니다.
- 색상이 중요한 제품은 색상 기준 견본을 함께 보관합니다.
보관용 샘플이 없으면 클레임이 생겼을 때 '처음에 보낸 샘플도 이랬다'는 사실을 증명할 방법이 없습니다. 샘플을 보낼 때마다 같은 로트에서 하나를 남기고, 상자에 샘플 단계와 날짜를 적어 두는 습관이 가장 저렴한 품질 보험입니다.
04샘플과 함께 보낼 자료
샘플만 도착하면 바이어는 어떤 제품인지, 가격과 조건이 무엇인지 다시 확인해야 합니다. 상자를 열었을 때 바로 판단할 수 있도록 간단한 자료를 함께 넣는 것이 좋습니다.
| 샘플 시트 항목 | 적는 예 |
|---|---|
| 품명·품번 | 제안서와 같은 이름과 번호 |
| 샘플 단계 | 제안 / 개발 / 승인 / PP 중 하나 |
| 사양 | 크기, 소재, 중량, 색상(실측값) |
| 구성 | 판매 단위 구성 수량, 박스 입수 계획 |
| 가격·조건 | 희망 공급가, 기준 조건과 수량 |
| 변경 사항 | 이전 샘플 대비 달라진 항목 |
| 품질 자료 | 시험성적서·인증서 사본 동봉 여부 |
샘플 시트의 구성은 제안서와 맞추는 것이 좋습니다. 제안서 작성 방법은 제안서 작성 가이드를 참고하십시오.
05바이어가 샘플에서 확인하는 점
바이어는 샘플을 볼 때 제품 자체와 함께 매장에서 팔릴 모습을 상상합니다. 아래 항목을 발송 전에 스스로 점검해 보면 보완 요청을 줄일 수 있습니다.
| 점검 항목 | 확인 내용 |
|---|---|
| 마감 품질 | 끝단 처리, 접착 상태, 인쇄 번짐, 이물 여부 |
| 치수와 중량 | 제안서에 적은 사양과 실제 값의 일치 |
| 냄새와 촉감 | 개봉 직후 냄새, 표면 질감, 사용감 |
| 포장 상태 | 운송 후에도 판매 포장이 깨끗하게 유지되는지 |
| 표기 내용 | 제품명, 구성, 주의 사항, 원산지의 정확성 |
| 사용 편의 | 개봉, 설치, 접기·보관이 설명대로 되는지 |
PE폼 매트나 벽지처럼 개봉 직후 냄새가 날 수 있는 제품은 포장을 연 뒤 일정 시간 환기한 상태도 함께 확인해 두는 것이 좋습니다. 바이어는 샘플을 여러 사람이 돌려 보는 경우가 많으므로, 한 번 펼쳤다 접은 뒤에도 형태와 포장이 유지되는지도 점검하십시오.
06해외 샘플 발송과 통관 유의점
해외로 샘플을 보낼 때는 국제 특송이나 우편을 주로 이용합니다. 무상 샘플이라도 통관을 위해 품명, 수량, 신고 가치가 적힌 인보이스가 필요하며, 신고 가치를 실제와 크게 다르게 적으면 통관 지연이나 문제가 생길 수 있습니다.
- 인보이스 품명은 '샘플'이라고만 쓰지 말고 소재와 용도가 드러나게 적습니다.
- 배터리 내장 제품, 액체, 스프레이, 분말, 식품류는 운송사와 수입국 규정에 따라 발송이 제한되거나 추가 서류가 필요할 수 있습니다.
- 수입국에서 관세나 세금이 부과될 수 있으므로 부담 주체를 미리 정합니다.
- 판매 포장이 손상되지 않도록 외박스와 완충재를 충분히 사용합니다.
- 송장 번호와 발송일을 바이어에게 바로 공유합니다.
| 샘플 인보이스 항목 | 적는 예 |
|---|---|
| 발송인·수취인 | 회사명, 주소, 담당 부서, 이메일 |
| 품명 | 소재와 용도가 드러나는 이름(예: PE foam folding mat, sample) |
| 수량·단위 | 세트 또는 개 단위 |
| 신고 가치 | 실제 가치에 맞는 금액과 통화, 무상 여부 표시 |
| 원산지 | Made in Korea 등 |
| HS 코드 | 가능하면 기재, 불확실하면 관세사 확인 |
07승인 샘플 이후 양산 관리
승인 샘플이 정해지면 양산품은 그 샘플과 같아야 합니다. 원자재 공급처, 색상, 두께, 포장재가 바뀌면 작은 변화라도 바이어와 협의해 승인을 받아야 합니다. 출고 전에는 승인 샘플을 기준으로 AQL 출고 검사를 진행하고, 판정 기준이 되는 결점 분류도 승인 샘플과 함께 문서로 정해 둡니다.
- 승인 샘플 사진과 사양을 생산 현장에 게시
- 원자재 로트가 바뀔 때 승인 샘플과 비교 확인
- 변경이 불가피하면 변경 전후 샘플을 함께 보내 승인 요청
08큐원을 통한 샘플 진행
큐원을 통해 진행하는 경우 중소기업은 샘플을 국내의 큐원으로 보내면 됩니다. 큐원 해외유통 사업팀이 먼저 품질과 구성을 확인하고, 필요하면 개선 의견을 드린 뒤 바이어 제안에 맞춰 해외 발송과 자료 정리를 진행합니다.
샘플을 보내기 전에 제품 사진과 사양을 입점 신청 페이지 또는 chl@qone.kr로 먼저 보내 주십시오. 1차 검토 후 필요한 샘플 수량과 보낼 곳을 안내합니다. 샘플 검토가 발주를 보장하지는 않으며 최종 판단은 바이어가 합니다.
자주 묻는 질문
일반적으로 제안 단계의 샘플 제작비는 공급사가 부담하는 경우가 많습니다. 발송비와 이후 단계 샘플의 비용 분담은 거래 구조에 따라 협의합니다.
검토가 끝난 샘플은 바이어가 보관하거나 폐기하는 경우가 많아 반환을 기대하기 어렵습니다. 반환이 꼭 필요하다면 발송 전에 미리 요청해야 합니다.
제안 단계라면 가능합니다. 다만 최종 포장이 아니라는 점과 예정된 포장 구성을 함께 설명하는 것이 좋습니다. 승인 샘플 단계에서는 실제 판매 포장이 필요한 경우가 많습니다.
허용 범위는 품목과 바이어 기준에 따라 다르지만 색상·치수·소재 차이는 클레임으로 이어질 수 있습니다. 양산 중 변경이 불가피하면 출고 전에 바이어와 협의해 승인을 받아야 합니다.
바이어 요청 수량을 따르되 운송 파손에 대비한 여유분을 더하는 것이 일반적입니다. 같은 로트에서 보관용 샘플도 반드시 남겨 두십시오.
